Как правильно составить служебное письмо

Помещено в тему: Информационно-справочные документы Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. Во второй части последует пример оформления служебной записки. Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне , когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке но по сути почти то же самое. Как правило, служебная записка — это внутренний документ.

Служебная записка от работника: цели и образец

Как пишется служебная записка: образец Во всех организациях для работы используется много документации. Важной бумагой считается служебная записка. Она служит способом взаимодействия между работниками и руководством. Пример написания служебной записки позволит научиться грамотно ее составлять.

Об этом пойдет речь в статье. Для чего требуется подобный документ? Служебной запиской называют форму документооборота на предприятии, которая позволяет эффективно и быстро решать производственные задачи.

Целью этой бумаги считается оповещение руководящего лица о проблеме, а также предложения по ее разрешению или согласованию имеющихся действий. Документ считается доказательством того, что специалистом освещена проблема, которая у него возникла. Если сотрудник не может ее разрешить самостоятельно и в виде записки предоставляет это другим работникам, то с него снимается ответственность за несвоевременно или некачественное решение вопроса.

Специальной формы составления нет у служебной записки. Образец служебной записки будет служить примером. Она может быть рукописная или электронная, все равно руководитель должен ее рассмотреть. Служебное письмо предназначено для оповещения должностного лица о сложностях или о внесении предложений относительно работы. Бумага считается подтверждением, что сотрудник не только исполняет свою работу, но и замечает проблемы, которые и освещает в документации.

Служебные записки делятся на: Те, которые включают факторы произошедшего события или отрицательного явления. К ним относят объяснительные, докладные, акты о нарушениях и жалобы. Те, которые служат пояснением к основным документам. К ним относят записки на списание или покупку материалов, о выделении средств, повышении в должности, премировании.

Этот документ составляется между подчиненными и работодателем. Образец служебной записки на приобретение оборудования или необходимых товаров такой же, как и в других случаях. Только необходимо полностью осветить волнующий вопрос по конкретной проблеме. В содержании этого документа освещаются производственные, материальные, хозяйственные вопросы. В нем можно сообщить о премировании, повышении или понижении по должности. Получается, что работник может написать просьбу о предоставлении средств для производственного пользования.

В содержании может быть указана жалоба на определенного сотрудника или руководителя. Если дело касается награждения персонала, то работодатель составляет записку в форме ходатайства на имя своего начальника.

Там освещаются заслуги конкретного работника, вносятся предложения о методах премирования. Внутрипроизводственное письмо составляется в рукописном виде или же в печатной форме. Образец служебной записки на премию позволит грамотно составить документацию. Основания Пример написания служебной записки может понадобиться каждому сотруднику. Обычно в ней 2 части. В первой руководство оповещают о факте или событии, а во второй указываются просьбы, предложения.

Составлять обращение необходимо в том случае, если: Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям. Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта. Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом токсическом, алкогольном опьянении. Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.

Необходимость отправления какого-либо лица в командировку. Вызов сотрудника из отпуска или выходного. Любая ситуация, где требуется вмешательство руководителя. Образец служебной записки на сотрудника такой же, как и в остальных случаях.

В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела. Пример Всем работникам важно знать, как писать служебную записку. Образец этой бумаги включает нюансы, которые обязательно должны присутствовать. К обязательным требованиям по написанию относят: Важно обозначить адресата.

В правом верхнем углу листа пишется Ф. О, должность того, для кого оформляется обращение. Ниже прописывается название документа и номер. Затем необходимо изложить проблему или ситуацию, с которой следует разобраться.

Потом обозначаются предложения по решению вопроса или указываются действия, которых автор ожидает. В конце нужно обозначить свою фамилию, инициалы и должность. Пример написания служебной записки представлен в статье. Им можно пользоваться при любой необходимости составления данной бумаги. Нюансы При любой проблеме будет легче составить бумагу, если знать, как пишется служебная записка. Образец этого документа примерный, в зависимости от ситуации могут быть дополнены некоторые пункты.

Также важно знать нюансы написания: Составляется служебная записка на листе А4. При рукописном варианте используется синяя ручка. Если выбран электронный вариант, то шрифт выбирается тот, которым принято составлять документацию на предприятии. Левый отступ составляет 2,5 — 3,5 см, правый — 1,25 — 2,5 см. Верхние и нижние отступы равны не менее 2 см. Какая бы форма написания ни была выбрана, пример написания служебной записки одинаковый.

Рассматривают их тоже по общим правилам. Электронный документ Если в учреждении возможен обмен информацией с помощью электронных средств, включая электронную почту, то отправление записки будет проще.

К преимуществам данного документооборота относят оперативность рассмотрения служебной записки. Образец служебной записки в электронном виде такой же, как и при рукописном виде. Большой разницы нет. В основной части так же обозначается основная проблема или сложившаяся ситуация. Отличием считается то, что не требуется обозначать адресата. В оформлении электронной почты обычно есть подпись, которая будет вставлена в текст автоматически.

Это экономит время, включая написание. Если на почте не получается идентифицировать отправителя, то в конце обозначается имя и должность. При отправлении послания через электронную почту важно указывать оповещение о прочтении сообщения. Уведомление будет служить подтверждением, что служебная записка была отправлена в конкретное время. На что надо обратить внимание? При составлении записок нужно учитывать несколько важных аспектов: Ходатайство пишется на руководителя конкретной организации.

Должно быть обозначено название продукции, количество и назначение. Записка на конкретного работника или группу лиц составляется с указанием вышестоящего руководителя, которому подчиняется автор, и лица, на кого оформляется документ.

При необходимости замены старого оборудования следует указать причины, по которым просьба должна быть удовлетворена. Письмо о премировании оформляется с обозначением достижений сотрудника. При желании повышения в должности надо обозначить полные сведения о том, с чем связана эта просьба. Такой документ составляется начальником отдела. При жалобе о недоплате надо обозначить сумму, причины этого и возможных виновных лиц. Если записка составляется по причине поломки оборудования, важно указать, из-за чего это произошло.

Жалоба о несвоевременном составлении документации оформляется с указанием периода, в какое время должна была получена бумага и ее название. Соблюдая эти простые правила, получится составить грамотную служебную записку. Именно такая форма соблюдается в большинстве организаций.

Рассмотрение После написания документа его регистрирует ответственное лицо. Затем он поступает на рассмотрение, а потом отправляется адресату. Четких требований закона к написанию служебных записок нет, но все же необходимо включать все пункты. Для небольшого предприятия этот документ может считаться лишней формальностью, которая отнимает силы и время.

Но в крупной организации, где трудится много сотрудников, есть отделы, записка может быть помощником. Она будет письменным напоминанием о взаимодействиях между отделами. Халатность в отношении составления записки может привести к лишней трате времени, ведь придется выяснять какие-либо обстоятельства, искать виновных в появившихся проблемах. Поэтому на каждом предприятии важно ответственно относиться к написанию документа.

Это позволит грамотно организовать работу и не тратить время на выяснение различных проблем. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку. Образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Как правило, в ней всегда две части.

ФИО адресата; подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя. Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей.

Как правильно писать служебную записку руководителю

Санкт-Петербург Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов. Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

Как оформить служебную записку на командировку

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с образцом. Служебная записка директору Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные. Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями.

Деловое письмо

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам , сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во второй части письма формулируется его основная цель предложение, отказ, просьба, гарантия и т.

Полезное видео:

Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее. Основания для составления и цели записок Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге. Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Как правильно составить деловое письмо

Как правильно написать? Служебная записка в зависимости от ситуации может быть докладной или объяснительной. Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия , то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия. В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями. Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе. Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви. Образец служебной записки на премирование сотрудника В связи с Постановлением Правительства от Читайте обзор характеристик шлема для квадроцикла на этой странице. Указывается перечень сотрудников должность, Ф.

В статье вы найдете все о том, как правильно написать служебную записку. Как составить служебную записку: образец оформления случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически.

Служебная записка о ремонте образец

Она позволяет в короткое время: уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме; внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником; побудить руководителя принять решение или издать распоряжение. Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал. Виды записок Рассмотрим основные виды служебных писем: о запросе информации; о направлении в служебную поездку или командировку ; о премировании сотрудников. Кроме того, служебная записка образец представлен далее может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма. Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

Служебная записка — пример написания, образец бланка

Деловое письмо Деловое письмо В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы. Получение писем проверяйте почту хотя бы 2 раза в день — с утра и после обеда.

Как правильно написать служебную записку — образец сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма. ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения. Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению. После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота. Инструкция по написанию служебной записки Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника. Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту.

Как пишется служебная записка: образец Во всех организациях для работы используется много документации. Важной бумагой считается служебная записка. Она служит способом взаимодействия между работниками и руководством. Пример написания служебной записки позволит научиться грамотно ее составлять. Об этом пойдет речь в статье. Для чего требуется подобный документ? Служебной запиской называют форму документооборота на предприятии, которая позволяет эффективно и быстро решать производственные задачи. Целью этой бумаги считается оповещение руководящего лица о проблеме, а также предложения по ее разрешению или согласованию имеющихся действий. Документ считается доказательством того, что специалистом освещена проблема, которая у него возникла.