Что такое составление делового письма

Риск—менеджмент Общие положения Менеджер решает стоящие перед ним задачи посредством действий других людей. Для этого он побуждает их ко вполне конкретному поведению. В качестве инструмента побуждения он использует деловое письмо и устное слово. И, конечно же, менеджер должен владеть умением вести общение в этих сферах.

Деловое письмо: как правильно составить + образец

Риск—менеджмент Общие положения Менеджер решает стоящие перед ним задачи посредством действий других людей. Для этого он побуждает их ко вполне конкретному поведению. В качестве инструмента побуждения он использует деловое письмо и устное слово.

И, конечно же, менеджер должен владеть умением вести общение в этих сферах. Ему, как показывают наши многочисленные опросы, часто не хватает этого умения и особенно умения четко излагать свои мысли в письменном виде.

Цели пишущего хорошо известны: привлечь внимание читающего к какой-либо ситуации или проблеме; дать читающему возможность без труда понять написанное; побудить читающего действовать так, а не иначе.

Это явные цели. Они лежат на поверхности. Но есть еще одна цель, скрытая подспудно даже от самого пишущего. Эта цель -лучше уяснить проблему, составить стройное логическое представление о новой идее. Об этом забывают. В пособиях по менеджменту данная проблема опускается. Не упоминается она и в авторитетнейшем руководстве для британских менеджеров.

Если у него с начальником достигнуто полное согласие относительно намеченных целей, менеджер оформляет их в виде письменного документа, который начальник визирует своей подписью. Нет спору, что человеку значительно легче объясниться на словах, чем выражать свои мысли письменно. Однако действительность такова, что все должны уметь писать. Письменная речь рождается в больших муках и требует значительного времени для шлифовки текста.

Этапы работы над текстом следующие: подготовительный этап, написание текста, редактирование, оформление. Подготовительный этап работы над текстом Любой вид общения требует целенаправленной подготовительной работы. При составлении делового письма обдумывается цель сообщения, уточняется личность адресата, подбирается нужный материал, определяется форма подачи сообщения.

Цель сообщения. Пишущий должен четко представлять себе, для чего он готовит деловое письмо, чего он хочет добиться. Без этого нечего браться за это дело. Пишущий должен определить, что он делает: научное ли это сообщение, выдвижение ли какой-либо точки зрения или побуждение читающего к конкретным действиям. Следует дать совет: воздержитесь от написаний делового письма, если нечего сказать.

Иногда пишущие встречаются с трудностями в самом начале работы над письмом. Часто такие трудности преодолеваются после того, как пишущий спросит себя: - О чем я пишу?

Как известно, слово, а тем более фраза, имеют свой смысл и значение. В связи с этим каждый человек понимает написанное по-своему. Поэтому прежде, чем писать, надо прояснить сведения о читателе. По заголовку читатель должен прогнозировать содержание текста. Этому помогает и аннотация. Аннотация представляет собою краткое изложение текста.

Она должна уместиться в одном предложении. Предназначение аннотации - ознакомить с содержанием текста занятого читателя, дать ему сведения о тексте без дательной работы над ним. Деловое письмо доклад о проделанной работе начинается обычно введением. Здесь обосновываются актуальность и новизна изложения, дается краткий обзор материалов. Если судить по опыту подготовки деловых писем нашими хозяйственными руководителями, введение часто пишут после того, как написана основная часть и выводы.

Однако такая последовательность работы над текстом нежелательна: страдает логика изложения. Написание введения при завершении работы оправдано при подготовке публицистических статей, когда пишущий меняет характер изложения, исходя из вдохновения. Он начинен фактами, идеями, рекомендациями. Как все они будут расставлены, зависит от их природы. Однако в деловой переписке или при составлении доклада часто применяются наработанные и апробированные правила: проанализируй все собранные факты.

Отбрось все приходящее, если есть необходимость; сгруппируй факты по выбранному основанию. Выбери подзаголовки для каждого раздела; напиши каждый заголовок на отдельном листе бумаги и составь к нему список кратких памяток; обдумай порядок изложения каждого раздела; наметь логику изложения. Исходи из принципа: от известного к неизвестному; не вдавайся в детали.

Не пытайся останавливаться на банальностях; используй графики, схемы, таблицы, фотографии и т. Выводы и рекомендации должны вытекать из содержания основной части. Нередко эта часть делового письма доклада бывает плохо связана с предыдущим содержанием. Написание текста Когда все приготовления завершены, приступают к написанию текста. Теперь нужна хорошая манера и умение превратить имеющийся материал в удобочитаемый текст.

У каждого есть свой опыт работы над письмом, и различные методы могут быть одинаково успешными. Строгое регламентирование манеры написания текста обычно дает мало, тем не менее, существуют несколько правил, которые следует выполнять, и несколько ловушек, которые надо обходить. Подбор слов Люди обычно применяют один набор слов для ведения беседы, а другой, когда излагают свои мысли письменно. Это вполне объяснимо. В беседе слова дополняются тоном голоса, телодвижениями, мимикой и жестами.

При чтении читатель лишается всей этой экспрессии. Таким образом, пишущий должен быть более аккуратным в выборе слов.

Деловое письмо, вместе с тем, не приемлет витиеватого литературного оформления текста: оно должно быть удобочитаемым, понятным, экспрессивным.

Это слово обозначает действие. Кто-то делает что-то. Что-то сделано кем-то. В первом случае глагол употребляется в активном залоге, во втором — в пассивном.

Глагол активного залога создает яркие, запоминающиеся ощущения. Впечатляющей картины не ощущается. Кроме всего прочего, во втором случае увеличилось количество слов, намного стало больше букв и звуков.

Мне особенно приятно, что эта публикация появляется вскоре после первой годовщины представительства Британо-Советской торговой палаты в Москве, которое я имела удовольствие открыть во время моего очень приятного прошлогоднего визита в Советский Союз.

Правительство Великобритании стремится к развитию и расширению торговли с СССР, достижению поставленной цели - увеличить к году на 40 процентов объем взаимной торговли. Мы рассматриваем это как двусторонний процесс. Торговые и производственные связи, включая экспорт товаров и услуг, способствуют лучшему взаимопониманию сторон, укрепляют их экономический потенциал.

Для наиболее полного использования новых возможностей обеим сторонам необходимо проявлять инициативу и гибкость. Мой визит в Москву в марте года не оставил у меня никаких сомнений относительно того, что Советскому Союзу и Соединенному Королевству пойдет на пользу максимальное использование существующих возможностей. Эти возможности будут продолжать расширяться по мере того, как в Советском Союзе будут создаваться новые условия для выпуска продукции, которая может заинтересовать потенциальных покупателей в Великобритании или в другой стране.

Я уверена, что британская индустрия, со своей стороны, будет успешно соответствовать требованиям развития торговли между двумя странами. Апрель Маргарет Тэтчер В оригинале встретился 21 глагол, в активном залоге В русском переводе — 20 глаголов, все в активном действительном залоге. Из-за обилия глаголов текст приобрел необычайную динамичность, хотя по своему характеру он как бы и не предназначался для этой цели.

Здесь, конечно, сыграли свою роль и другие приемы изложения: отточенность формы, тщательно подобранные и в меру использованные другие части речи: имена существительные, прилагательные, наречия. Кроме того, в английском тексте превалируют слова, состоящие из малого количества слогов.

Это создает эффект простоты, что положительно оценивается читателем. Наши тексты грешат очень длинными словами. Соотношение между различными формами собственности не должно устанавливаться на основе административного регулирования.

Недопустимы и административные внеэкономические воздействия какой-либо одной группы собственников на другие группы. У нас часто пытаются оправдать наличие в тексте громоздких слов и словосочетаний. Говорят, что технические и экономические темы невозможно раскрыть обычными словами без потери смысла и точности.

С этим нельзя согласиться. Живой интерес проявили к семинару также специалисты центральных экономических органов страны, банков, генеральные директора предприятий, научные работники. Австрия — практически единственная страна мира, где буквально на наших глазах осуществлен переход от экономики с очень высокой степенью огосударствления к развитому рыночному хозяйству, которое обеспечивает прочные позиции страны на мировом рынке и высокий уровень благосостояния ее гражданам.

С какими трудностями она столкнулась на этом пути? Каковы приоритетность, последовательность и методы решения отдельных задач? Как найти оптимальные пропорции между государственной и частной собственностью, действенные формы взаимодействия централизованных и рыночных структур?

Что нужно, чтобы добиться общественного консенсуса по ключевым аспектам экономической политики переходного периода? В качестве докладчиков выступали видные австрийские экономисты и банкиры, политические деятели, активно участвовавшие в разработке и реализации реформ.

Обратим внимание на подбор существительных, прилагательных и наречий. Среди них встречаются главным образом слова основного фонда русской речи. Специальная терминология занимает весьма скромное место. Имена существительные. В тексте преобладают конкретные имена существительные, абстракциям отведено скромное место.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список.

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам. Кто должен выступать в роли автора письма Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании. Общие правила написания деловых писем Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

Составление деловых писем

Оно пишется на бланке организации — листе бумаги с реквизитами фирмы реквизиты — обязательные данные, установленные законом или положением для отдельных видов документов. Как правило, на бланке имеется логотип или эмблема фирмы, указаны ее полное название, почтовый адрес, номера контактных телефонов, факса, электронный адрес, при необходимости, полные банковские реквизиты. Страницы делового письма нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Текст печатается через полтора - два интервала. Абзац начинается с отступлением пяти интервалов от поля.

Составление деловых писем

Заключения содержит основные итоги курсовой работы Глава 1. Составление и оформление делового письма 1. Бланк письма Каждый документ помимо текса содержит отдельные информационные элементы, которые называются реквизитами подпись, печать, дата и т. Реквизит является законченным информационным компонентом, то есть содержит полную информацию по свое локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т. Реквизиты могут быть графическими герб, печать, эмблема , но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного — двух слов и цифр номер листа , или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей грифы утверждения, согласования, адресат и др. Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон бланк будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Оформление реквизита «Адресат»

В этом случае указывается только имя отправителя, его должность и проставляется дата. Принято, что дату пишут на три строки ниже информации об адресате, или в верхнем правом углу. Письмо следует начинать с официального обращения, особенно если это первое письмо. Воспользуйтесь одним из шаблонов: Hello Mr. Ivanov Dear Sergey Dear Mrs. Jones - это формула официального обращения к женщине, если вы не знаете, замужем она, или нет. Хотя все специалисты утверждают, что лучше всего узнать имя адресата, чтобы ваше письмо не имело характер простой рассылки. После официального обращения ставят запятую, а сам текст письма начинают с новой строки, пропустив одну строку.

Dr. James Smith

Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Изложите причины отрицательного решения с вашей стороны, дайте понять контрагенту, что при других обстоятельствах есть возможность вернуться к рассмотрению их предложения. Оформление делового письма: форма и внешние атрибуты Официально-деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. Деловое письмо следует печатать с использованием полей: правое поле — не менее 1,5 см; левое поле, с учетом последующей подшивки к документации, — не менее 3 см. Для написания деловых писем, как правило, используют шрифт Times New Roman, го размера и одинарный интервал. Исходящий номер и дата написания письма отмечаются в верхнем левом углу и дублируются в журнале учета исходящей документации. Если ваше обращение является письмом-ответом, то под исходящим номером и датой проставляется номер и дата письма, на которое вы отвечаете. В верхнем левом углу пишут название компании-адресата, должность и Ф. В нижнем левом углу письма прописывают наименование должности руководителя, Ф. Содержание письма состоит из трех блоков: формула делового письма — суть обращения; обоснование обращения; вспомогательная информация.

Как правильно составить деловое письмо

Среда — идеальный день, чтобы выйти из отпуска Деловая корреспонденция - это способ взаимодействия различных структур, от эффективности которого зависит многое: экономическое благополучие фирмы, ее репутация, развитие стабильных партнерских отношений, а также налаживание контакта с вышестоящими организациями, поэтому неудивительно, что в сфере деловых отношений существуют достаточно строгие правила составления документов и ведения деловой переписки. Деловая корреспонденция - это способ взаимодействия различных структур, от эффективности которого зависит многое: экономическое благополучие фирмы, ее репутация, развитие стабильных партнерских отношений, а также налаживание контакта с вышестоящими организациями, поэтому неудивительно, что в сфере деловых отношений существуют достаточно строгие правила составления документов и ведения деловой переписки. О правилах работы с деловыми письмами поговорим в статье.

Деловые письма

Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем. Образцы деловых писем Гарантийное письмо об оплате Гарантийное письмо об оплате — это деловое письмо, которое является подтверждением сроков и факта оплаты за полученную продукцию, оказанные услуги либо выполненную работу. Гарантийное письмо на оплату может быть ответом на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты: номер и дата Гарантийное письмо о приеме на работу Гарантийное письмо о приеме на работу — это деловое письмо, которое содержит гарантию заключения трудового договора работодателя с сотрудником. Чаще всего оно необходимо для предоставления в ФМС при переезде работника в другую страну. Как написать гарантийное письмо о приеме на работу Бланк гарантийного письма о приеме на работу содержит следующие реквизиты: номер и дата

Деловые письма виды и правила составления

Управление неформальными группами Культура делового письма Деловой документ — основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. С помощью документа осуществляется координация деловой деятельности, а также накапливается информация. В крупной организации обычно составляются инструкции, в которых указывается, кто официально пишет документы, кто кому докладывает и в каких случаях, кто кому передает информацию и т. Одним из важнейших способов формализации передачи информации являются стандартные формы бланки. Преимущество формы в том, что человеку, заполняющему ее, не нужно задумываться, когда, как и какую информацию требуется сообщить в данном случае; это значительно экономит время. Удельный вес переписки в деловой жизни очень велик.

Ваш аккаунт создан!

Подтверждение заказов Как ни странно, заказы не являются последней стадией коммерческой переписки. Действительно, часто заказы не требуют письменных ответов и дела заканчиваются реализацией товара, его доставкой и т. Yours faithfully, Подтверждаем ваш заказ от 10 мая. Искренне ваш, Дальнейшей обработки такие заказы, как правило, не требуют, их регистрируют и подшивают в дело. Ответы Пожалуй, одним из самых ответственных этапов коммерческой переписки для менеджера может оказаться получение или написание рекламаций. Не всегда все складывается благополучно, и в результате чьей-либо невнимательности или какого-либо недоразумения партнер может оказаться недовольным выполнением какого-либо пункта контракта. При составлении рекламаций иногда имеет смысл сослаться на конкретную статью контракта, нарушение которой и повлекло за собой Ваше естественное недовольство. Плюс к этому рекламация должна быть подтверждена заключением экспертной комиссии, если этого требует ситуация.